¿Qué nos puede aportar el proceso administrativo?

Necesito iniciar el siguiente artículo, desafiando al lector a reflexionar con el siguiente ejercicio:

¿Cuáles serían las preguntas que deberías hacer si decides ir a las Torres del Paine como un proyecto personal?
¿Cuáles serían las preguntas que deberías hacer si decides emprender en un Food Truck?
¿Cuáles serían las preguntas que se debería hacer Marcelo Bielsa en su club antes de iniciar un campeonato de fútbol?
¿Cuáles serían las preguntas que deberías hacer si decides estudiar administración como proyecto personal?
¿Cuáles serían las preguntas que deberías hacer si decides como especialista de marketing presentar un plan de marketing en tu empresa?
¿Cuáles serían las preguntas que se haría Greenpeace antes de iniciar una campaña con el propósito de sensibilizar al planeta?

¡Tómese unos minutos para reflexionar!

Podríamos inferir del ejercicio anterior lo siguiente: Para cualquier tipo de proyecto necesitamos considerar y comprender al menos los siguientes conceptos:

Análisis.
Objetivos.
Recursos (Materiales / Financieros / Humanos / Tecnológicos / Intangibles)
Tiempo.
Estrategias.
Liderazgo
Y de la administración.

¿Qué podríamos comprender por administración?

De acuerdo con el ejercicio anterior, se puede asumir que la administración está presente en cualquier tipo de proyecto que las personas y las organizaciones se propongan alcanzar.

Pues bien, por administración, podríamos comprender que es un medio que tienen las personas y organizaciones para alcanzar los objetivos que se proyecten en el tiempo. Sin embargo, la administración necesita que el estratega Planifique, Organice, Dirija y Controle los recursos involucrados en las actividades del proyecto que ayudarán a dar cumplimiento a los objetivos de manera eficiente y eficaz.

Algunos conceptos fundamentales de la función de administración son:

Proceso: Es un conjunto de pasos interrelacionados que se encaminan en lograr un objetivo determinado.
Objetivo: Son el o los resultados que se esperan alcanzar, ahora bien, para conseguir un objetivo se necesita de esfuerzo y de recursos.
Eficiencia: Se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos. (relación con el uso de los recursos)
Eficacia: Se refiere al cumplimiento de los objetivos. (relación con el logro de los objetivos)

¿Qué es el Proceso Administrativo?

El proceso administrativo es el conjunto de etapas interrelacionadas, por medio de las cuales se lleva a cabo la función de administración.

Etapas del proceso administrativo: (Se hace referencia a la propuesta realizada por Henry Fayol)

Planificar | Organizar | Dirigir | Controlar

Para una mejor comprensión del proceso administrativo, recomiendo asociar cada etapa con una pregunta:

Planificar: ¿Qué se quiere y se puede hacer?
Organizar: ¿Cómo se va a hacer?
Dirigir: ¿Hacer que se haga?
Controlar: ¿Cómo se está realizando?

Atención. Cuando las etapas del proceso administrativo (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) son consideradas de manera individual, por ejemplo, vamos a planificar un proyecto, representará que estaremos en presencia solamente de una función administrativa. Por lo tanto, para estar en presencia de un proceso administrativo, las etapas de planificar, organizar, dirigir y controlar deben estar interrelacionadas entre sí.

A continuación, compartiré un esquema que he desarrollado con el propósito de entregar de manera simple la composición y alcance de un proceso administrativo.

Proceso Administrativo

Situación inicial

Planificar + Organizar + Dirigir + Controlar

Situación futura

Planificar

¿Qué se quiere y se puede hacer?

Decidir hoy lo que se quiere y se puede hacer para alcanzar los objetivos.

Algunos conceptos fundamentales para esta etapa:

Análisis FODA.
Recursos.
Objetivos.
Plan de acción.
Políticas.
Presupuesto.

Planificar + Organizar + Dirigir + Controlar, secuencia de pasos que ayudarán:

Alcanzar los objetivos establecidos de manera eficiente y eficaz.

Organizar

¿Cómo se va a hacer?

Se debe asignar el trabajo, definir la autoridad y gestionar la distribución de los recursos para alcanzar los objetivos.

Por lo tanto, se necesita contar con objetivos correctamente redactados en la etapa de planificación.

Algunos conceptos fundamentales para esta etapa:

División del trabajo.
Autoridad.
Responsabilidad.
Coordinación.
Organigrama.

Dirigir

¿Hacer que se haga?

Se deben implementar las etapas anteriores. Es decir, ejecutar el (proyecto) por medio de las personas.

Por lo tanto, el rol del líder es clave para influir y motivar a las personas.

Algunos conceptos fundamentales para esta etapa:

Comunicación.
Liderazgo.
Motivación.

Controlar

¿Cómo se está realizando?

Se debe monitorear el desempeño de las actividades del (proyecto) que garanticen el cumplimiento de los objetivos.

Por lo tanto, esta etapa permite verificar el cumplimiento de los objetivos.

Algunos conceptos fundamentales para esta etapa:

Control.
KPI (indicador clave de desempeño)
Evaluación.

Fuente: Elaboración propia.

En algún momento, usted se ha preguntado lo siguiente: ¿Por qué no puedo alcanzar mis objetivos?

Ahora usted comprende que el o los motivos de no alcanzar un objetivo podrían pasar desde una incorrecta planificación, una incorrecta organización, una incorrecta manera de dirigir y una incorrecta manera de controlar. Es aconsejable que en situaciones como la mencionada, usted reflexione y logre diseñar su propio análisis FODA. Por ejemplo, frente al proceso administrativo, deberíamos preguntarnos ¿Qué hago bien?, ¿Que hago mal?, ¿Qué oportunidad podría aprovechar?, y ¿Qué amenaza podría afectarme?

Me gustaría compartir un modelo de plantilla, para que cualquier persona ensaye la metodología del proceso administrativo desde una perspectiva muy simple. Usted podría considerar un proyecto nuevo o bien un proyecto que ya esté en funcionamiento. Por ejemplo, el nombre del proyecto podría ser: estudiar una carrera universitaria, un matrimonio, un emprendimiento, una actividad de marketing, un viaje, etc.

Proceso Administrativo

Situación inicial	Nombre del proyecto:	Situación futura
Planificar ¿Qué se quiere y se puede hacer?		Planificar + Organizar + Dirigir + Controlar, secuencia de pasos que ayudarán: Alcanzar los objetivos establecidos de manera eficiente y eficaz.
Organizar ¿Cómo se va a hacer?
Dirigir ¿Hacer que se haga?
Controlar ¿Cómo se está realizando?

Fuente: Elaboración propia.

Retomando el título del artículo: ¿Qué nos puede aportar el proceso administrativo?

A continuación, mencionaré algunas consideraciones con respecto al proceso administrativo:

El proceso administrativo podría ser aplicado por cualquier tipo y tamaño de organización, por cualquier departamento al interior de una organización, por cualquier emprendimiento y por cualquier persona.
El proceso administrativo debería permitir maximizar la objetividad y minimizar las corazonadas.
El proceso administrativo debería permitir adaptarse a los cambios, es decir se debe considerar como proceso flexible.
El proceso administrativo debería ser un medio para optimizar recursos, es decir ser eficiente.
El proceso administrativo debería ser un medio para alcanzar los objetivos, es decir ser eficaz.
El proceso administrativo debería ser un medio para alcanzar la disciplina, es decir, para que un proyecto funcione, sus actividades de trabajo deben estar vinculadas con el orden, el compromiso, cumplir las reglas y el respeto, entre otros conceptos relacionados con la disciplina.

Para finalizar:

Te imaginas haber llegado a Luna en el año 1969, sin haber planificado, organizado, dirigido y controlado la misión del Apolo 11.